谈工程项目信息化管理系统的建设
2020-9-2 文：邹 军 中国中元国际工程公司
工程项目管理已引起全社会的广泛关注和重视，项目管理企业在工程建设中发挥了重要的作用，取得了显著的成绩。2003年建设部印发了《关于培育发展工程总承包和工程项目管理企业的指导意见》后，各企业在开展传统项目管理业务的同时，努力向项目管理纵深发展，延伸服务领域。可以说我国的项目管理企业正处在从传统项目管理业务向全过程项目管理业务延伸的阶段。尤其是在信息科技时代的今天，网络、计算机已进入了千家万户，这给提升项目管理企业的管理水平注入了新的活力。随着建设工程项目的日趋大型化，信息的交流与传递日趋频繁，仅依靠传统的信息管理模式及手段已不能满足企业管理和工程项目管理的需要，信息化管理系统的建设已受到更多项目管理企业的高度关注，这也是项目管理企业提升管理水平和发展的必然趋势。项目管理企业内部是否拥有较为完善的信息化管理系统已成为业主判别项目管理企业管理水平高低的重要因素。在工程的项目管理过程中是否熟练使用了信息化管理系统对工程实施有效的项目管理已成为衡量项目管理水平高低的标志之一。因此说信息化管理系统的建设对项目管理企业的发展显得非常重要。
（一）
信息化管理系统建设的意义
项目管理企业的信息化管理系统不仅意味着利用信息技术替代手工方式的信息处理作业，更重要的是通过利用计算机技术、网络技术、数据库等科学手段对信息进行收集、整理、加工、存储、处理、应用并辅助决策，以提高项目管理企业的管理水平，降低管理成本，提高管理效率，提高企业的经济效益和社会效益。
近年来，在不少项目管理企业中，已经成功建立了信息化管理系统，并将信息化管理系统作为信息交流和管理不可或缺的工具。有的企业开发应用了企业管理、工程项目管理信息化系统，将企业管理、工程项目管理工作搬到计算机系统平台上来进行，大大提高了企业的管理效率。有的企业在工作中使用了各类管理软件(如项目管理大师软件等)，对工程项目实施有效的项目管理。绝大部分的企业虽然已建立了内容较为丰富的网页，作为企业业绩的展示平台，但都以发布信息为主，信息的即时交流与互动、信息化管理系统还尚未实现。笔者认为企业信息化管理系统建设的意义主要体现在以下几个方面:
1、企业利用信息化管理系统的平台，可实现办公管理高效率。
平台大大加快了信息交流的速度，减少传统管理模式下大量的重复抄录工作，每位员工在自己的授权范围内实现网上协同工作，信息共享。如:公告通知、文件的收发、网上签报审批、资料上传归档等信息管理，使员工能够及时查询到有关的信息，以提高企业整体的办公效率。
2、企业利用信息化管理系统的平台，可实现信息的及时采集、存储和分析。
项目管理部可及时采集每天的各种工程项目管理活动信息，并对各项目管理环节进行及时的分析和检查，以提高对工程项目的有效管理。
3、企业利用信息化管理系统的平台，可建立资源、信息库，包括常用建筑材料、设备供应商的信息，工程技术规范、标准，法律法规等，可方便员工及时查阅。
4、企业利用信息化管理系统的平台，可对项目管理的工程进行远程监控管理。
各个项目管理部可将每天采集的各种工程项目管理活动信息通过网络汇集到系统平台上，既方便了项目管理部与企业之间的信息沟通，又满足了企业领导对所监管项目的远程监控管理。尤其是在企业承接的项目遍布全国多个省市时，远程管理的优势就显得非常突出。
（二）
信息化管理系统的建设模式
目前，项目管理企业信息化管理系统的建设模式主要有:自行开发、直接购买和租用服务三种模式。
1、自行开发。
项目管理企业内部利用自身的计算机管理人才或聘请有关软件公司针对企业的具体情况自行开发，承担系统的设计、开发及维护工作。这种模式针对性强，安全性和可靠性好，但开发费用最高，维护工作量较大。
2、直接购买。
项目管理企业针对企业的具体情况有选择的购买成熟的信息化管理系统软件，搭建企业的信息化管理系统平台。这种模式针对性强，安全性和可靠性好，但维护费用稍高。
3、租用服务。
项目管理企业可针对企业的具体情况有选择的租用服务供应商已开发好的信息化管理系统平台，来实现企业的信息共享，以提高企业的管理效率。通常按租用时间、项目数、用户数、数据占用空间大小收费。这种模式针对性较差，安全性和可靠性较差，但维护工作量最小。
从目前北京项目管理企业信息化管理系统的建设模式来看，这三种模式都存在。个别项目管理企业采用自行开发的模式，有少数几家采用租用服务模式，租用服务供应商已开发好的信息化管理系统平台。部分项目管理企业是采用直接购买的模式来建立企业的信息化管理系统。笔者认为采用直接购买的模式适合于大部分项目管理企业。
（三）
项目管理企业信息化管理系统的平台
1、项目管理企业信息化管理系统平台架构
大家知道，互联网促进了计算机的连通，网络技术则帮助实现互联网上所有资源、信息的全面共享。项目管理企业通过采用网络技术，搭建企业信息化管理系统平台，使企业的各职能部门、项目管理部、以及工程项目各参建方，包括业主、设计、施工、项目管理方等都能通过 Internet 聚在统一的信息平台上工作，实现项目管理企业中各种资源、信息的共享和协同工作。
2 、项目管理企业信息化管理系统的功能模块
笔者建议项目管理企业信息化管理系统的功能应建立四大模块，即办公管理功能模块、工程项目管理功能模块、工程管理功能模块、资源管理功能模块。
1)办公管理功能模块。
主要包括公告通知、文件的收发、网上签报审批、资料上传归档等信息管理、人力资源管理(人员基本信息、考勤等)、图书管理、固定资产管理、合同管理等。尤其是公告通知功能，能够将企业文件、公告通知，非常便捷地传达给每位员工。只要登陆信息系统，系统就会提醒您是否有新的信息查看。而且，系统管理员能够控制信息的发送对象，并知道信息是否被查看等状态。对网上签报审批功能，只要在系统上签报即使领导出差在外也不会影响到签报的审批，并且能看到签报审批已进行到哪一级。也可利用短信平台实现企业内群发短信作为会议安排等有关内容通知的辅助手段。
2)工程项目管理功能模块。
能有效地为各个项目管理部提供前期管理、招标管理、设计管理、质量控制、进度控制、投资控制、采购管理、安全管理、合同管理和信息管理等有关程序和内容。对项目管理过程中的各种资料能自动存储和处理，并能根据积累的各类数据和资料自动生成项目管理月报。同时工程项目管理规划、月报、施工现场照片、重要的项目管理通知、会议纪要等都能够及时地上传到企业信息化管理系统中的数据库，使企业管理者及时了解工程的进展情况及合同执行情况，为项目管理工作带来方便，提高了项目管理工作的质量和效率。
3)资源管理功能模块。
通过信息化管理系统的平台可建立资源、信息库，收集常用建筑材料、设备供应商的基本信息资料、价格;工程技术规范、标准;法律法规和项目管理企业工程项目管理技术作业文件等，可方便员工查阅。
（四）
企业信息化管理系统建设策略
项目管理企业信息化管理系统的建设离不开成熟的信息技术、稳定的硬件运行环境，更需要一整套科学合理的组织管理体系。在建立企业信息化管理系统时，笔者建议企业应做好以下几点:
1、企业对建立信息化管理系统应准确定位
项目管理企业要建立企业的信息化管理系统，首先应对企业进行准确定位。确定本企业信息化管理系统建设的需求、建设模式、系统平台和范围。
2、企业领导要带头推广、坚持使用
企业领导应充分认识到信息化管理系统的重要性，并带头推广、坚持使用，这对信息化管理系统的实现至关重要。如果企业领导带头坚持使用，那么系统就会迅速地应用起来。如果企业领导不使用，推广起来也就很困难。事实上，信息化管理系统的应用可大大提高企业的管理效率。如办公管理功能可实现网上签报审批，不管企业领导出差在什么地方，都可以通过网络，轻点鼠标即可进行远程签报审批。另外，企业领导还可通过信息化管理系统实现对多个项目实时监控，及时掌握项目的执行情况。
3、编制信息管理手册和工作管理流程，建立健全信息管理制度
企业信息管理制度是企业信息化管理系统得以正常运行的基础，建立制度的目的就是为了规范信息管理工作，规范和统一信息编码体系，规范收集、录入、审核、加工、传输和发布信息的工作流程，促进管理工作的规范化、程序化和科学化。
4、设置专职的系统管理员
设置一名专职的系统管理员对企业信息化管理系统进行管理是十分必要的。因为信息化管理系统往往是基于互联网的，所以系统管理员需要有一定的计算机专业知识，应对系统集成、软硬件设备维护等较为熟悉。信息系统的初始建立也十分关键，首先要保证正确安装和配置，同时要为企业的每位员工根据角色分配不同的权限。根据企业管理的规定，建立各种审批流程等，并能根据系统运行情况不断调整。还应及时做好数据备份，定期检查系统的安全性和运行效率，对企业相关人员进行必要的指导。系统管理员还应能够根据信息系统的运行及企业业务的发展，提出对系统的改进意见。
5、全员培训，提高信息化管理意识
信息化管理系统启动前，应通过培训班等多种形式，就信息化管理的意义、基本知识技能、预期效果等进行全员培训和知识普及，帮助全体员工尽快形成对信息化管理系统建设的共识，明确自己所应担当的角色和发挥的作用，增强员工参与的积极性。
（五）
结语
总之，信息化管理系统的建设对项目管理企业的发展显得非常重要。这不仅有助于规范项目管理企业的管理模式，提高工作效率和企业管理水平，而且也是项目管理企业发展的必然趋势。企业应根据具体情况建立适合自己的信息化管理系统平台，可有效地提高对工程的项目管理能力，提高企业的综合实力和核心竞争力。
作者：邹 军 中国中元国际工程公司
原文标题：《谈工程项目信息化管理系统的建设》
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